Deux expériences en quelques jours, me poussent à me poser la question de l'expression des besoins en formation.
La personne chargée de passer les commandes de formation n’achète pas des chocolatines (pains au chocolat pour certains) mais des formations qui doivent répondre à des besoins exprimés soit par les participants soit par leur hiérarchie. On peut parfois s’interroger sur cette analyse des besoins !
Une rapide mise en situation :
Un des participants à la première formation, m’a déclaré avoir fait sa demande lors de son entretien professionnel en expliquant clairement son besoin à savoir comment analyser les dossiers de demande de subvention des associations. Satisfaction donnée 12 mois plus tard avec une formation correspondant à sa demande, mais dans le cadre d’une formation devenue obligatoire pour plusieurs agents qui eux même s’ils traitent de dossiers de demande de subvention ne ressentent pas les mêmes besoins car ils ne sont ni dans le même domaine d’activité ni dans les mêmes procédures …
Plusieurs des participants à la deuxième formation, initiation à la comptabilité M57, m’ont très clairement exprimé le fait que la formation commandée ne leur convenait en termes d’adéquation au poste ; cette formation qui lors d’un premier groupe pour une formation M57 sans notion d’initiation avait satisfait des cadres ne correspondait pas aux besoins et attentes d’agents qui se qualifient eux-mêmes d’exécutants et n’ayant pas les prérequis suffisants pour cette formation.
Qu’est-ce qu’un besoin en formation ?
Un besoin en formation peut de définir l’écart de compétence entre :
- Un individu et son poste de travail actuel,
- Un individu et son poste de travail en évolution,
- Un individu et le changement de poste envisagé.
Les besoins s’identifiant en termes de savoir, de savoir-faire et de savoir-être à acquérir.
L’analyse des besoins sert à :
- Identifier les composantes manquantes,
- Définir le cahier des charges de la formation à mettre en œuvre (Fig.1)
- Proposer une offre de formation en adéquation avec les
Mais les besoins ne sont pas tous individuels, il y a aussi des besoins collectifs (Fig.2)
La double démarche de recensement des besoins
La démarche de recensement des besoins est double : d’une part entre besoins collectifs et besoins individuels mais aussi dans le cadre des besoins collectifs entre ceux de l’institution et ceux des services (Fig. 2)
Et cette double démarche de recensement des besoins nous conduit à une temporalité différente selon le type de besoins. (Fig.3)
Cette temporalité n’est pas toujours expliquée aux agents et la formation qui semble évidemment immédiatement utile pour l’encadrement ne l’est pas forcément de manière aussi prégnante pour les agents qui n’en verront l’intérêt que bien plus tard.
Cela revient à dire que l’expression des besoins est due non seulement à ceux qui vont préparer et conduire la formation mais aussi à ceux qui vont la suivre.
Dans le cas de la formation initiation M57, il est évident qu’elle intéressait au plus au point le premier groupe qui était composé des agents en situation d’encadrement pour la plupart et qui planchaient sur les éléments nécessaires au passage de la M14 à la m57, notamment le règlement budgétaire et financier en cours de rédaction. Pour le deuxième groupe cela était plus lointain, eux n’avaient rien à réaliser mais seulement à s’initier à cette nouvelle nomenclature avec laquelle ils n’auront à faire que dans six mois.
Le recensement des besoins n’est point chose facile ! En effet il va être difficile pour le responsable formation d’être expert en tout pour comprendre les demandes, les mettre en forme pour contacter des organismes de formation et savoir expliciter clairement ce que les demandeurs attendent.
Je me souviens d’un vieux cas d’espèce, où une responsable formation avait acheté à une consultante d’un organisme de formation pour lequel j’intervenais, une formation inter « finances publiques ». Elle appartenait à un office public de l’habitat (OPH) mais avait acheté une formation « Etat », car à sa connaissance, il n’y avait pas de différence dans les finances publiques. Lorsque j’ai fait le tour de table des deux personnes en formation et que j’ai découvert le hiatus, on a rangé les documents pédagogiques prévus (on leur a laissé à toutes fins utiles en tant que citoyennes) et j’ai sorti une formation nomenclature comptable M31 applicable aux OPH.
Mais imaginez la situation si le formateur que j’étais n’avait pas eu la compétence dans cette nomenclature particulière. Et des cas comme cela en 20 ans de formation ce n’est pas le seul.
De l'importance des questionnaires de recueil des attentes
Chez CUMEO, des questionnaires d’évaluation des pratiques professionnelles et d’évaluation des besoins en formation sont systématiquement adressés stagiaires tant pour les formations en intra que pour celles en inter.
Au début de la formation, lors de la restitution des questionnaires des attentes ayant fait l’objet d’une analyse au préalable par le formateur, un échange est alors proposé pour un retour concret auprès des apprenants et une adaptation du contenu aux attentes définies par le groupe.
Le seul problème est le faible taux de retour de ces questionnaires mais aussi leur complétude. Récemment une participante m’a même rétorqué qu’elle n’avait pas répondu au questionnaire des attentes car elle le trouvait par trop inquisitorial !
De mouvance de l'expression
L’expression des besoins peut aussi varier en fonction de la personne responsable de formation. Nous sommes en train de le vivre au travers d’une formation bureautique. Si au départ, un groupe de participants était constitué et devait être réparti après un test de positionnement en deux groupes distincts – initiation et expertise-en fonction des résultats aboutissant à deux formations ; la nouvelle responsable de formation a modifié non le contenu, non la répartition des participants mais le volume de participants pour avoir des groupes plus conséquents obligeant ainsi à de nouveaux tests de positionnement dans l’urgence et remettant peut-être en cause l’équilibre entre les deux groupes.
L'apport du tour de table en début de formation
Le tour de table peut permettre des adaptations à la marge mais pas une transformation complète de la formation notamment lorsque les prérequis ne sont pas assurés.
Ce tour de table peut assez souvent ne se faire qu’après avoir présenté les objectifs et le sommaire de la formation, car les participants n’ont eu accès qu’au titre de la formation… autant dire qu’ils peuvent parfois attendre tout et son contraire vu la sobriété des titres de formations.
Par exemple, lors du tour de table final d’une formation « initiation à la nomenclature M57 » une personne a déclaré qu’elle attendait que sur une journée de 6 heures, il lui soit montré toutes les dispositions de la M57 (ce qui a été fait) mais aussi toutes les opérations à faire pour passer de la M14 à la M57 (ce qui a été partiellement fait, vu qu’une partie des actions dépend des décisions préalables de la collectivité) et tout cela en reprenant les fondamentaux de la M14 non maitrisés… elle n’en avait dit mot au tour de table initial.
Alors que faire?
Redoubler d’effort pour obtenir des expressions de besoins dignes de ce nom ! Redoubler d’effort pour obtenir les retours des questionnaires d’attente ! Gratter sur Internet des informations sur les commanditaires pour essayer de deviner leurs besoins ! Et avoir une marge d’adaptation des formations, reste à ce qu’elle soit raisonnable.
Que propose CUMEO en la matière?
Chez CUMEO, l’entreprise qui promeut les valeurs humaines, nous avons à cœur de respecter des valeurs où
l’humain est au centre de nos préoccupations et au premier plan le « Sur-mesure »
c’est à dire des formations en cohérence avec les demandes et attentes des
structures et des participants. Nous appliquons donc ce que j’ai écrit ci-dessus dans le cadre de « Alors que faire ? ».
